Az utóbbi időben Magyarországon is egyre elterjedtebbek a virtuális asszisztensek (VA), viszont még sokan nem tudják, milyen feladatokat lehet rájuk bízni, és hogy működik a velük való közös munka.
Pedig nagy segítség lehet egy olyan vállalkozásnál, ahol még nem tudsz megfizetni egy nyolc órás asszisztenst, vagy ahol nincs is annyi feladat, hogy ez kitöltsön egy teljes munkaidőt.
Ebben a cikkben összeszedtem neked a legfontosabb információkat, hogy te is el tudd dönteni, szükséged van-e rá vagy sem.
Tartalomjegyzék
Mi az a VA, mi a legfőbb feladata?
A virtuális asszisztens egy (általában) KATA-s egyéni vállalkozó, aki a kölcsönös együttműködésben elvégzi azokat a feladatokat, amikhez nem szükséges a te szaktudásod, és ezért felesleges idődbe és energiádba kerülne, ha te csinálnád.
Személy szerint engem nagyon frusztrál, ha (akár napi szinten) több órát eltöltök egy-két olyan feladatra, amit bárki el tudna végezni egy jó folyamatleírás segítségével.
Gondolj bele, neked mennyi olyan feladatod van, amihez nem kell a saját szakmai skilled, tapasztalatod, mégis nap mint nap te végzed el.
A virtuális asszisztens legfőbb feladata kitölteni azt az űrt, amit az induló vagy növekedésben lévő vállalkozások nem tudnak vagy még nem is éri meg megfizetni: egy teljes munkaidős, bejelentett alkalmazottat.
Miben különbözik a viruális asszisztens egy bejelentett munkavállalótól?
Óradíjban dolgozik
Mivel KATA-s vállalkozóról van szó, ezért olyan, mint egy külsős csapattárs: általában órabérben dolgozik, ezért nem muszáj minden nap több órában foglalkoztatni.
Pont annyit fog dolgozni, amennyi feladata van, ezért a kiszámlázott idejében nincsenek benne a kávézások, beszélgetések és az ebédszünetek sem.
Mivel csak a munkáért fizetsz, ezért sokkal hatékonyabb lehet az együttműködés, mint egy bejelentett munkavállalóval.
Így, akár a napi rutin feladatokról van szó, akár egy project miatt van szükséged plusz “fél emberre”, időszakosan vagy hosszú távra is találhatsz megbízható virtuális asszisztenst.
E mellett a profi VA-k percre pontosan mérik, mivel mennyit foglalkoznak, ezáltal te is jobban átláthatod, melyik feladathoz mennyi idő kell.
Otthoni munkát végez
Ahogy a neve is sugallja, a virtuális asszisztensek általában otthonról dolgoznak, ami nagy könnyedség lehet, ha például nincs még irodánk, vagy ha az ingázás sok időt venne el.
Viszont ettől függetlenül a nagyobb megbeszélések, és egy-két feladat elvégzése is lehet helyhez kötve, ez csak a két fél megállapodásától függ.
Plusz előny, hogy a bejelentett munkaerőhöz képest nem szükséges ellátnod a virtuális asszisztensed alap felszereléssel (laptop, telefon).
Milyen feladatokat szervezhetsz ki egy virtuális asszisztensnek?
Többen összetévesztik a virtuális asszisztens többrétű munkáját egy szakember képzettségével.
Ha marketingest, programozót, grafikus vagy szövegírót keresel, akkor a szakértőkhöz érdemes fordulnod.
A virtuális asszisztens segíthet a kisebb feladatokban, de eladásbiztos honlapszövegeket, profi photoshopos képeket, vagy saját weboldalt nem fog készíteni neked (ha mindezt tudná, nem VA-ként dolgozna).
Természetesen ha elkezdesz kutatni VA-k után, te is látni fogod, hogy számos feladatot el tudnak végezni, amivel megkönnyíthetik a szakértők munkáit, de nem várhatjuk el tőlük, hogy mindenhez IS értsenek.
Viszont előny, hogy egy VA mellett kevesebb szakértői munkával hatékonyabbak és gyorsabbak tudunk lenni.
Ezáltal anyagilag is jobban megéri pluszban foglalkoztatni egy VA-t (óránként pár ezer forintért), a több 10.000 Ft-os óradíjú szakértő mellett, hiszen vannak olyan feladatok, amiket ő is könnyen el tud végezni.
Szóval egy mondatban a virtuális asszisztens segíti a mindennapi (vagy project szintű) munkavégzést, és a te, a munkatársak vagy a külső szakemberek keze alá dolgozik, ezzel támogatva a hatékony munkavégzést.
Gyakori VA feladatkörök:
- Irodai asszisztens
- Marketing asszisztens
- Közösségi média asszisztens
- Webshop asszisztens
Irodai asszisztens
Feladatai igen szerteágazóak lehetnek, de bele tartozhat a:
- hívások fogadása,
- üzenetek küldése,
- ügyfélpanaszok kezelése,
- számlázás,
- könyvelés segítése,
- bérszámfejtés,
- e-mailek elolvasása, ellenőrzése, sorrendbe helyezése,
- megrendelések elküldése,
- naptárba bejegyezni a fontosabb eseményeket, időpontokat,
- az időpontokat lebeszélni az ügyfelekkel,
- analízisek, grafikonok, prezentációk elkészítése
- vagy az adatbázis építése.
Egy irodai asszisztens hihetetlen könnyedséget okozhat neked, ha eddig mindent te csináltál, de a többi munkatársnak is segítséget nyújthat.
Marketing asszisztens vagy közösségi média asszisztens
Az irodai asszisztenshez hasonlóan nagyon sok feladatban segítséget nyújthat, például:
- képeket készíthet,
- szövegeket, blogcikkeket posztolhat,
- platformokon reagálhat a véleményekre, hozzászólásokra,
- tartalmat kereshet,
- kulcsszó-kutatást, versenytárs elemzést végezhet
- és jelentéseket írhat a használt marketing eszközök eredményességéről.
Ha stratégiát szeretnél megtervezni, a folyamaton javítani, profi képeket készíttetni, vagy salesszövegeket íratni, akkor neked egy marketing szakemberre van szükséged.
Webshop (E-commerce) asszisztens
Többek között:
- fel tudja tölteni (folyamatleírás alapján!) a termékeket, képeket,
- fel tudja másolni a szövegeket,
- kezelni tudja az ügyfél reklamációt
- a gyakori kérdésekre választ tud adni,
- reagálhat a webshopba érkező véleményekre,
- kezelheti a bejövő hívásokat
- és jelentéseket, grafikonokat készíthet.
Érdekesség: 2019 első felében készítettek egy felmérést a VA-k körében, olyan kérdésekkel, mint például milyen végzettségük van, milyen típusú munkát vállalnak, és hogy milyen korábbi tapasztalatuk van. Itt tudod megnézni a felmérés eredményét.
Milyen lépéseket hajts végre, ha VA-t alkalmazol?
Egy teljes munkaidős munkavállalónál is beletelik pár hónap, mire kitanulja a rendszer használatát, és elsajátítja a feladatait.
Egy külső, heti pár órában tevékenykedő vállalkozó esetében nem áll ennyi idő a rendelkezésünkre, ezért nekünk is mindent meg kell tennünk, hogy könnyen el tudja végezni a rá váró feladatokat.
Érdemes még az asszisztens “érkezése” előtt elvégezni ezeket a lépéseket, hogy minél gyorsabb legyen az eredményes együttműködés.
Gondoljuk át, milyen programokra, szoftverekre lesz szükség!
Mindenek előtt magunkban is tegyük tisztába, hogy milyen feladatkörre keresünk asszisztenst, és neki milyen programot, szoftvert kell ezekhez használni.
Például, ha szeretnénk, hogy cikkeket töltsön fel a blogunkba, akkor ismernie kell a honlapunk rendszerét (például a Wordpress-t), és tudnia kell a feltöltési folyamatot.
Ha átgondoljuk, milyen feladatokat bíznánk rá, akkor össze tudjuk írni, miket kell ismernie.
Akár kereshetünk olyan virtuális asszisztenst, aki ismeri ezeket a folyamatokat, de ez sokszor nehéz feladat, főleg, ha speciális eszközökkel, szoftverekkel dolgozunk.
Viszont van egy olyan módszer, amivel az egyszerűbb feladatokat könnyedén át tudjuk adni az asszisztensünknek: ez nem más, mint a folyamatleírás.
Készítsünk folyamatleírásokat!
Ahhoz, hogy a lehető leghatékonyabban, a legkevesebb hibával tudjon dolgozni a virtuális asszisztensünk, nagy szükségünk van folyamatleírásokra.
Tudom, hogy sok munkának tűnik mindent leírni vagy felvenni, viszont csak egyszer kell megtenned, és egy olyan dokumentum lesz a kezedben, aminek segítségével szinte bárki meg tudja csinálni az adott feladatot.
A folyamatleírások lényege, hogy lépésről-lépésre végigvezetik a folyamat minden pontját, figyelve arra, hogy a hibalehetőségekre is felhívják a figyelmet.
Ez a leírás lehet szöveges vagy videós formátumú, ahogy számodra a legegyszerűbb.
A szöveges formátumú leírást később is könnyű “átlapozni” egy-egy kulcsszóra rákeresni benne, ha elakadnánk, viszont a videónál pedig sokkal interaktívabb a folyamat átnézése.
Fontos lépések a folyamatleírás megírása közben:
Kezdd a legelejéről, hogy egy teljesen kezdő is megértse!
Például ha blogcikk posztolásról van szó, ne azzal kezdd, hogy hogyan tud új bejegyzést létrehozni, hanem onnan, hogy hogyan tud belépni a Wordpress felületre.
Ha más feladat is tartozik az adott folyamathoz (például posztoláshoz kép szerkesztése), akkor azt is írd meg, és illeszd bele a leírásba a linket!
Minden lépést mutass be, képekkel együtt!
Hívd fel a figyelmet a hibákra, amik felmerülhetnek a folyamat közben
A leírás végén készíts egy checklistát, amivel le lehet ellenőrizni a legfontosabb részeket
Adjunk meg minden információt, amire szüksége lehet!
Attól függően, milyen feladatköröket fogsz kiadni neki, adj meg hozzá minden olyan dokumentumot, hozzáférést, ami elősegíti a munkáját.
Természetesen ez attól függ, milyen feladatokban kéred a segítségét. Például, ha az egyik feladata az, hogy válaszoljon az ügyfelek kérdéseire, akkor fontos megosztani vele a leggyakrabban felmerülő kérdéseket, a termékek adatait, és a határidőket.
De ha például előre megírt szövegeket posztol a Facebookra, akkor nincs szüksége a termékek adataira.
Hangolódjunk egymásra!
Oszd meg a virtuális asszisztenseddel, hogy mi a vállalkozásod célja, mottója, motivációja, még akkor is, ha egyelőre csak apró feladatokban segít.
Ha együttérez a vízióddal, sokkal hosszabb távú munkakapcsolat is kialakulhat köztetek.
VA céget vagy egyéni VA-t bízzunk meg?
Ha rákeresel arra kulcsszóra, hogy “virtuális asszisztens” rengeteg szabadúszót és céget is találsz erre a hívószóra.
Viszont melyik a jobb? Ha egy cég szervez ki neked asszisztenst, vagy pedig ha szabadúszót bízol meg?
Mindkettőnek vannak előnyei és hátrányai, viszont összességében mi a szabadúszókat preferáljuk jobban.
Egyrészt, ha egy cég szervezi maga alá a VA-t, akkor a saját óradíjára még rákerül a cég jutaléka, ezáltal drágább lehet a szolgáltatás, mintha egy olyan személyt alkalmaznánk, aki egy az egyben nekünk számláz.
Másik előnye a szabadúszóknak, hogy kevesebb ügyféllel rendelkeznek, kevesebb a fókuszuk, így lelkiismeretesebben, lelkesebben dolgoznak érted, hiszen a bevételük nagy százalékát te jelented nekik.
Azt tanácsolom, hogy ettől függetlenül nézd meg a céges oldalakat is, hiszen bárhol lehetnek kivételek. Olyan személyt válassz, akivel könnyen megértitek egymást, és lehet, hogy neked egy cégben dolgozó VA lesz az ideális.
Összefoglalás
Ha neked is felhalmozódtak már azok a munkák, amikhez nem szükséges komolyabb szakértői rálátás, akkor egy virtuális asszisztensnek át tudod adni ezeket a feladatokat, hogy te a stratégiák megtervezésére és a vállalkozásod növekedésére tudj fókuszálni.
Óradíj: átlagosan 2-4.000 Ft között, akik valamiben szakértők is, ők többet kérhetnek
Elszámolás: óradíjas rendszer, vagy csomagajánlat (ha hosszútávú vagy project szintű együttműködés van, akkor ez utóbbi jobban megéri)
Mikor éri meg: tőled és a feladatoktól függ, általában ha már heti 3-5 óra feladat összegyűlik, akkor érdemes kiszervezned, hogy te a fontosabb dolgokra tudj koncentrálni
Több vállalkozó ismerősöm is úgy kezdte, hogy az ismerőseikkel összefogtak, és felvettek egy virtuális asszisztenst heti 10-16 órára. Ebbe az időbe belefért mindegyikük teendője, és olcsóbban is kijöttek a magasabb óraszám miatt.
Példa szolgáltatások, amiket bátran kiszervezhetsz a virtuális asszisztensednek:
- adminisztráció
- ügyfélszolgálat, problémák vagy kérdések kezelése
- weboldal/webshop karbantartás
- e-mail fiók kezelés
- ügyintézés
- social media, blogposztolás
- adatfeltöltés
- szervezés (tárgyalás, rendezvény)
- pénzügyi kimutatások elkészítése
- könyvelési anyagok előkészítése
- számlázás
Segítség a folyamatok átadásához: minden feladathoz készíts folyamatleírást, amit könnyen át tudsz adni, és ne feledd a többi hasznos dokumentumot, ami segítheti az asszisztensed munkáját.
Egyéni vagy cég: mi inkább szabadúszót ajánljuk, olcsóbb és általában lelkesebb munkaerőt találhatunk így.
Külön köszönet Minnernek és a Projektállásoknak, akik szintén foglalkoztak ezzel a témával, ezáltal még több információt tudtam megosztani veled a magyar virtuális asszisztensekről.
Köszönöm, hogy elolvastad ezt a cikket, remélem hasznosnak találtad! Most már tudod, hogy megéri-e megbíznod egy virtuális asszisztenst, és milyen feladatokat érdemes kiszervezni. Sok sikert hozzá! 🙂
